采购申请单

# 8.4 采购申请单

供应链系统的业务单据都包括单据头和单据体两部分，单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息，如单据处理人、单据日期等；单据体部分用来描述不同货品的基本信息和单据信息，如每条货品数量、每条货品价格等等。

8.4.1 单据头信息：

数据项 | 说明 | 是否必填
单据编号 | 系统根据〖系统设置〗→〖进销存参数设置〗→〖系统设置〗→〖自定义单据编号〗中设置的单据编码规则自动生成。 每增加一张单据并成功保存，编号的数字部分自动加一。若选中<是否手工输入>，则用户可手工修改系统单据编号，否则用户不能修改该编号 | 是
单据日期 | 新增单据时系统自动显示当前系统日期，用户可对日期进行修改 | 是
项目 | 是指该笔业务的项目名称 | 否
申请人 | 指提出采购申请的职员。可以直接录入职员编号，也可下拉选择，或按F7查询获取 | 是
使用部门 | 即采购申请部门。可以直接录入部门编号，也可下拉选择，或按F7查询获取 | 是
源单类型 | 下拉框形式，所选择单据的单据类型，提供销售订单一个可选项 | 否
源单号 | 被选单据的源单编号，即销售订单号 | 否
单据内码 | 系统根据〖系统设置〗→〖进销存参数设置〗→〖系统设置〗→〖自定义单据内码〗中设置的单据内码规则自动生成。 每增加一张单据并成功保存，内码的数字部分自动加一。若选中<是否手工输入>，则用户可手工修改系统内码编号，否则用户不能修改该内码 | 否
摘要 | 表头备注信息 | 否
制单人 | 当前单据录入的操作员，该字段用户不能设置，在单据保存后，由系统根据当前操作员自动生成，并不再随修改而改变 | 是
审核人 | 即业务审批的操作员，用户不能设置，在业务审批人审核后，由系统根据当前操作员自动生成 | 是
审核日期 | 审核单据的日期，系统根据审核日期自动生成 | 是

8.4.2 单据体信息：

数据项 | 说明 | 是否必填
货品编号 | 指申请单上所载明的货品编号，可以手工录入，如果该张单据是通过关联生成的，则货品编号是自动关联源单据相关分录而生成的，用户可以进行修改，但修改后单据不让保存，选单生成的货品信息不允许修改 | 是
货品名称 | 所选货品的名称，从货品基础资料中自动取得，不可修改 | 是
货品规格 | 所选货品的规格，从货品基础资料中自动取得，不可修改 | 否
条形码 | 所选货品的条形码信息，是从货品基础资料中自动取得，用户不能修改 | 否
批号 | 货品启用业务批号管理录入的批号 | 否
辅助属性 | 指货品的附加属性。首先需要在当货品的属性中指定对应的辅助属性类别，并在〖基础资料〗→〖货品辅助属性〗指定货品和辅助属性值的对应关系。取得的方法是：如果该张单据是手工录入的，用户可以点击选择，系统将弹出相应资料窗口供选择，也可直接输入辅助属性编号获得，如果单据是关联生成的，则自动关联源单据相关分录生成，用户可修改，但修改后单据不让保存，选单生成的货品信息不允许修改 | 否
常用单位 | 所选货品的常用计量单位 | 是
数量 | 即当前货品按当前所选单位计量的订单数量 | 是
辅助单位 | 该货品的辅助单位，系统自动维护，在单据中不可修改 | 否
换算率 | 基本单位数量和辅助单位数量之间的换算率 | 否
辅助单位数量 | 基本单位数量/换算率 | 否
基本单位 | 统计即时库存时用到的数量，由货品默认带出，不可修改 | 是
基本单位数量 | 常用单位和基本单位换算率相互换算得到基本单位数量，不可修改，常用单位数量*基本单位换算率 | 是
建议采购日期 | 采购到货日期，为日期型字段，系统自动取当前操作日期 | 是
用途 | 申请部门货品采购的用处，可以手工输入 | 否
供应商 | 当前货品购货的供应单位 | 否
销售订单号 | 用户在表头选单后，系统自动将用户所选单据的单号携带到表体相应的分录上 | 否
到货日期 | 所申购货品的采购到货日期，是日期型字段，取得方法是：如果该张单据是手工录入的，系统自动按公式取得：到货日期=建议采购日期＋3天；如果该张单据是通过关联销售订单生成的，则系统取销售订单建议交货日期，作为申购到货日期 | 是
执行数量 | 申请单被采购订单、采购合同等关联单据关联的数量 | 否
销售订单内码 | 用户在表头选单后，系统自动将用户所选单据的内码携带到表体相应的分录上 | 否
备注 | 表体附属说明信息 | 否

8.4.3 采购申请单的录入方法

在企业中，采购申请单的来源有很多种，有根据计划部门的主生产计划、货品需求计划投放的申请；有根据库存缺货而申请；还有满足以销定购的工商业一体化业务需求；还有零星的购货需求等等。

8.4.3.1 手工新增

手工录入就是整张单据由手工生成，不需要借助其它单据或其它系统信息，比较使用适用于零星申请或采购部门根据自身需要提交申请。另外计划部门的主生产计划、货品需求计划投放的申请、库存缺货等情况也可通过手工新增直接提出采购申请。手工录入信息和录入方法可以参见前面介绍。 录入完毕后，可通过以下方式实现录入信息的保存功能：（1）单击工具条上的〖保存〗；（2）选择〖文件〗→〖保存〗；（3）直接使用快捷键Ctrl+S。如果用户录入不完整、或者录入非法信息，系统会随时给予提示，用户按照提示进行处理即可。

在保存的当前单据上，用户才能执行修改功能，修改后，即时保存即可。

8.4.3.2 选单生成

用户可以根据销售订货情况来生成采购申请，即由销售订单关联采购申请单。此时要求销售订单必须是已审核的。

采购申请选择销售订单生成时，会将销售订单号携带到采购申请对应的单据行中，所以当多张销售订单关联生成采购申请时，系统会记录两种单据之间的关联关系。如申请单001是关联销售订单001、002、003三张单生成的，则申请单查单时会将三张单号全部显示出来。

采购申请单与销售订单的关联是通过经办人、部门、源单类型来确定可选单据的。在单据表头先选择好经办人与部门，源单类型字段选择"销售订单"，然后点击工具栏上的〖选单〗按钮，进入选单查询界面，如图：

图8-2 采购申请单选择销售订单选单界面

系统会根据单据所选择的选单条件来查询符合条件的销售订单。选择要关联的单据，点击工具栏上的〖确定〗，即可将被选单据选入页面。另外可以通过选单界面的〖全选〗、〖全清〗按钮快速选取单据，还可以通过〖查单〗按钮查询源单据详细信息。

8.4.3.3 下推关联

在采购申请单单据界面，已审核的单据，可直接在界面使用菜单栏上的〖下推〗，生成采购订单或采购合同单据。